Cómo delegar de manera eficaz

Cómo delegar de manera eficaz

Por Natalia Abalo

 

DELEGAR: ¿POR QUÉ ES TAN NECESARIO Y POR QUÉ NO LO HACEMOS?

 

Comencemos definiendo de qué hablamos cuando pensamos en el delegar dentro de una empresa. Delegar consiste en dar a un trabajador el poder, la autoridad, la autonomía, la facultad o la responsabilidad para que pueda tomar decisiones, resolver problemas, desempeñar funciones o ejecutar tareas, sin necesidad de consultar u obtener aprobaciones.

 

Delegar es necesario porque es de la única manera en la que una empresa puede crecer, tiene la doble ventaja de, por un lado, liberar espacio en la cabeza y la agenda de los líderes para que puedan enfocarse en temas estratégicos y al mismo tiempo ayuda a empoderar al equipo y a generar futuros líderes. Cuando el líder no delega cae en lo que llamamos el Micromanagement, se termina involucrando en tareas menores y pierde de vista los temas estratégicos. Asimismo genera un clima donde todos deben consultarle todo, generando una alta dependencia y propiciando escenarios donde si el jefe no está, nadie hace nada. Delegar genera Empowerment: cuando empoderamos al equipo aprovechamos las competencias de cada uno, mejoramos la motivación y obtenemos mayor participación y compromiso.

 

Entonces si estamos de acuerdo en que delegar es sumamente beneficioso y no delegar es sumamente nocivo para una empresa ¿por qué no lo hacemos? En mi rol de consultora cada vez que trabajamos junto al director de una empresa y vemos que está desbordado y tan ocupado en las tareas operativas (justamente porque no delega) siempre le preguntamos por qué elige cargar él mismo con responsabilidades que puede dejar en su equipo. Las respuestas que obtenemos, si bien son variadas, suelen repetirse:

 

  • “Porque nadie lo va a hacer igual que yo” Realmente no, pero hay que aprender a que alguien puede hacer algo diferente a como lo hubiéramos hecho nosotros y esto no significa que esté mal. Y si hay alguna tarea que ya sepamos que es mejor hacerla de determinada forma simplemente debemos capacitar a quien la llevará a cabo ahora para que siga los pasos apropiados.
  • “Porque hago más rápido haciéndolo yo que explicándole a alguien” Esto puede ser cierto, pero hay que verlo como una inversión a futuro. Si invierto tiempo para explicarle a alguien cómo hacer una tarea tengo que considerar el tiempo que voy a ganar cuando esta persona la lleve a cabo en mi lugar.
  • “Porque no tengo en quién” Este es un caso más complejo y se da cuando el equipo no es lo suficientemente grande ni lo suficientemente bueno. Esto es algo que abunda más que nada en las PYMES y que hay que resolver si se quiere crecer.

 

Delegar no es fácil y no se trata de un acto sino de un proceso que requiere que el líder planifique, tenga mucha paciencia y confianza en los demás. También es necesario que él sea capaz de tomar las decisiones correctas (acerca de qué delegar y en quién) y de realizar un buen seguimiento. A su vez debe ser capaz de dar feedback ya sea positivo cuando las cosas salieron bien o negativo cuando no fue así.

 

Delegar requiere asimismo de excelencia en la comunicación: el líder tiene que ser un gran comunicador, debe poder explicar a los demás en forma clara y completa lo que espera, siempre verificando que todo sea comprendido.

 

Otro elemento clave en la delegación es la presencia de procesos e instructivos dentro de la empresa. Toda empresa tiene que tener un método: los procesos y los manuales de trabajo sirven para que la empresa sea más ágil, para que todos sepan qué deben hacer y de qué manera. De esta forma también se minimizan las posibilidades de conflictos entre áreas y personas.

 

Podemos pensar que el proceso de la delegación consta de 7 pasos:

1.Definir cuál es la tarea o función y qué se quiere lograr

Delegar no es sacarse un peso de encima, ni es darle a otro lo que no quiero hacer, ni tampoco es pedirle a alguien que me resuelva algo puntual cuando ya no puedo más. Delegar exige criterio y estrategia. En primer lugar debo definir con mucha exactitud qué tareas o funciones quiero delegar, qué acciones concretas debe desarrollar la persona en quien voy a delegar y por último es muy importante que la persona en quien se delega sepa cuál es el objetivo de la tarea que estará desarrollando.

2.Elegir a la persona adecuada.

Hay dos factores clave para elegir a la persona apropiada: 1) el nivel de preparación y 2)el nivel de motivación para asumir nuevas tareas. Otra cuestión importante es conocer la carga de trabajo que ya tiene nuestro colaborador y la que tendría con la delegación ya que si la persona siente que no va a dar abasto, teniendo razones de sobra para pensarlo, se va a desmotivar antes de empezar.

3.Asegurarse de que la persona entiende lo que se espera de ella

Tal cual se ha mencionado, es vital tanto que el líder se comunique de manera eficaz como que revise que el colaborador ha comprendido a la perfección. Para esto sugerimos no quedarnos con una respuesta afirmativa ante la pregunta “¿Se entiende?” sino que es recomendable pedirle que explique con sus palabras lo que le dijimos e incluso hacer algunas preguntas muy concretas acerca de lo que se le ha delegado.

Debemos ser claros también en cuanto a los plazos de ejecución de la tarea, los indicadores de resultados y logros, y las pautas se seguimiento y supervisión.

4.Explicar por qué necesita hacerse

Las personas necesitan entender tanto por qué se delega una tarea concreta como por qué se delega en ellas, ya que esto da sentido a lo que tienen que hacer e incrementa su confianza. Asimismo sirve para evitar que la persona sienta que sólo se la está sobrecargando de trabajo.

5.Delegar en etapas

Una buena delegación se realiza en 5 etapas

Etapa 1: Ser muy preciso en cómo se quieren las cosas y cómo deben hacerse exactamente y transmitírselo a la otra parte para que las ejecute en los mismos términos.

Etapa 2: Cuando el colaborador haya ejecutado correctamente la tarea en la forma indicada, solicitarle que investigue y piense en otras alternativas para llevarla a cabo. En este nivel la decisión la seguiremos tomando nosotros.

Etapa 3: Solicitar al colaborador que aporte su opinión, su recomendación de la alternativa o forma de ejecutar la tarea o tomar la decisión más adecuada, en función del análisis e investigación previamente realizada y compartida. Nuestra labor en esta etapa es confirmar o rechazar la propuesta del colaborador.

Etapa 4: Solicitar al colaborador que tome decisiones y simplemente nos informe

Etapa 5: Espaciar los reportes hasta que desaparezcan.

Este proceso de delegación por etapas permite al colaborador avanzar a paso firme mejorando sus niveles de confianza y seguridad. Además facilita al líder el proceso de pérdida de control que se experimenta al delegar.

6.Establecer indicadores de resultados y plazos de seguimiento y vencimiento

A fin de evitar errores insalvables y de conocer cómo se desenvuelve nuestro colaborador con la nueva tarea, y de aportarle seguridad, es importante fijar puntos de seguimiento para evaluar su grado de avance. Esto entre otras cosas evitará también que estemos interrumpiendo constantemente con controles, que finalmente nos cargan de trabajo y limitan la libertad y el desarrollo de nuestro colaborador. Una vez que vemos que el proceso funciona podemos espaciar los controles.

7.Dar feedback

En los puntos de seguimiento o control es vital el feedback y es muy importante ser muy claro y estar decidido a decir cuáles son las cosas que es necesario que el colaborador ajuste. Por supuesto debemos cuidar el tono, las palabras y demás para no desmotivar a la persona que recibe el feedback sino todo lo contrario: que funcione como un disparador positivo para corregir los desvíos que se han producido.

 

Para ir finalizando les dejamos esta lista de los SÍ y los NO de delegar

 

Concluimos este artículo invitándolos a hacer una lista de las tareas que cada uno hace y que podría hacer alguien más, pensar si tienen alguien en sus equipos que pueda tomar esas tareas, comenzar con el proceso y ver cómo funciona para ir avanzando de a poco.

 

Recuerden que un líder está para agregar valor y para esto es necesario que cuente con tiempo para pensar de manera estratégica. Si está todo el día corriendo atrás de las tareas de rutina no agrega valor, no piensa estratégicamente y no desarrolla al equipo, por ende la empresa no crece.


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